Codice a barre: come funziona e come aiuta nella gestione di un negozio

Gestire in maniera efficace un negozio non è semplice e spesso l’utilizzo di strumenti avanzati diventa una necessità, più che un’opzione. Viviamo, infatti, in un’epoca in cui il tempo è prezioso e la precisione fondamentale, caratteristiche che un buon gestionale negozio può aiutare a raggiungere senza intoppi.

Uno degli elementi fondamentali per riuscire a organizzare con precisione il proprio store è il codice a barre: strumento che consente una maggiore efficienza nel tracciamento delle merci, migliora l’esperienza di acquisto dei clienti e ottimizza la gestione delle scorte.

Che cos’è esattamente un codice a barre

Un codice a barre nella nostra mente prende la forma delle classiche linee nere con spazi bianchi nel mezzo. Questi sono una categoria specifica, chiamati lineari appunto, ma ne esistono anche di bidimensionali, come i QR Code, i DataMatrix e i codici farmaceutici.

Per comprendere appieno il loro  funzionamento è fondamentale poi esaminarne la struttura. Un classico codice a barre GS1 (ex EAN 13) è suddiviso in moduli, dove ciascuno di questi rappresenta una colonna corrispondente a una barra scura o a uno spazio bianco.

La distinzione tra barre e spazi è cruciale, poiché la tecnologia dietro i codici a barre sfrutta la riflessione della luce per il processo di lettura.

Un lettore di codici a barre esegue la scansione rilevando la luce riflessa e traducendo le barre scure in “1” e gli spazi bianchi in “0”. Il risultato è una sequenza binaria di 0 e 1 lunga 95 cifre che darà le specifiche identificative del prodotto.

Oltre alle barre e agli spazi, i codici lineari contengono cifre che svolgono un ruolo importante nella decodifica: le prime sette identificano il produttore, inclusi un prefisso assegnato da GS1, l’organizzazione globale che gestisce gli standard di codifica.

In particolare, le prime due cifre specificano l’origine del produttore, come l’Italia. Le cinque cifre successive rappresentano il codice del prodotto. L’ultima cifra a destra è invece la “cifra di controllo”, che serve a prevenire errori di lettura mediante un calcolo eseguito dal computer.

Di recente sono stati introdotti i codici bidimensionali, tra cui spiccano il DataMatrix e il QR Code, noti per la loro capacità di contenere una vasta quantità di informazioni in uno spazio grafico limitato.

Il primo trova impiego nell’ambito farmaceutico, mentre il QR Code è ampiamente diffuso e utilizzato per l’accesso a siti web, menu dei ristoranti, biglietti d’ingresso e molto altro. La diversità tra questi codici risiede nella loro lunghezza, nel numero di moduli, di cifre e, di conseguenza, nelle informazioni che possono contenere.

Perché un codice a barre è essenziale nella gestione del proprio negozio

L’utilizzo dei codici a barre riveste un’importanza determinante nella gestione di un negozio, contribuendo in modo significativo a ottimizzare le operazioni quotidiane e a migliorare l’efficienza del magazzino.

La loro funzione principale è identificare in modo univoco un oggetto o un prodotto. Questa sequenza di numeri rappresenta la “firma” dell’articolo o della serie di cui fa parte, fungendo da vero e proprio DNA che consente di identificarlo immediatamente quando viene immagazzinato, scambiato e venduto.

I vantaggi all’interno di un negozio sono quindi abbastanza intuibili, in quanto contribuiscono in modo preponderante alla gestione della logistica e facilitando le operazioni quotidiane. Infatti, i codici a barre vengono letti da specifici lettori o scanner, che possono essere fissi o portatili, consentendo quindi il riconoscimento istantaneo degli articoli.

Ad esempio, in un supermercato, i prodotti vengono scansionati dai lettori, e questo permette di calcolare immediatamente la quantità e prezzi, agevolando le operazioni di cassa e aggiornando in automatico le giacenze di magazzino in tempo reale.

Etichettare ogni articolo diventa quindi fondamentale, in quanto si assegna a ciascun prodotto una propria identità. È un processo che a volte viene già realizzato dai fornitori, ma in caso contrario, un software di gestione del magazzino permette di generare e assegnarne una per ogni nuovo articolo, semplificando l’organizzazione generale dello store.

Inoltre, questo strumento mantiene costantemente aggiornate le quantità di merci stoccate, registra le scansioni dei prodotti in entrata e in uscita, semplifica le operazioni di carico e scarico e l’inserimento degli articoli nelle fatture, nei preventivi e nei documenti di trasporto.

Infine, grazie a questi strumenti viene abilitata la tracciabilità dei prodotti, consentendo quindi di monitorare l’intero percorso di ciascun articolo dal momento in cui entra in magazzino fino a quando viene venduto, garantendo la sua rintracciabilità in qualsiasi momento.