Riparte l’organizzazione degli eventi post Covid: quali sono le misure adottate per garantire sicurezza?

La pandemia ha inciso profondamente su qualsiasi forma di organizzazione che richiedesse un pubblico in presenza. Meeting, conferenze, congressi, riunioni aziendali, fiere, concerti, manifestazioni sportive e culturali, hanno subito un brusco stop, a causa dell’impossibilità di riunire persone fisiche in un unico luogo. Com’è avvenuto per gli altri settori, segnali forti di ripresa e di ri-organizzazione si evidenziano anche nell’ambito dell’organizzazione degli eventi. La possibilità di creare circostanze alternative in tutta sicurezza si basa sulla regolamentazione di un’accurata gestione dell’evento, dalle fasi iniziali a quelle finali. Le prime sperimentazioni di manifestazioni in presenza, hanno mostrato come, seguendo un iter curato nei dettagli, di massima sicurezza e controllo, non vi siano rischi per chi vi partecipa. La pandemia dunque ha obbligato un’intera sfera sociale e lavorativa, legata al pubblico spettacolo e alla gestione di eventi durante il Covid-19, a ricostruirsi, affinché non si debba più rinunciare agli stessi. Quali caratteristiche deve avere una location per garantire sicurezza? Quali sono le misure necessarie da adottare? Come sfruttare poi al meglio, la nuova tipologia di eventi “ibridi”?

Le misure per garantire salute e sicurezza negli eventi durante il Covid-19?

Le figure chiave del settore, hanno delineato con precisione nuove strategie da adeguare ad una quotidianità in pieno cambiamento. “Security, Safety and Health“, sono i must da seguire.  Le linee guida sono pressoché univoche, sia per momenti di aggregazione di piccole entità (riunioni, meeting di lavoro, conferenze), sia per manifestazioni pubbliche che prevedono affollamenti (concerti, fiere, spettacoli). Enti e associazioni di settore hanno stilato delle indicazioni sulla base delle disposizioni dell’Organizzazione mondiale della Sanità. Ecco alcune regole:

  • Gestione dell’accesso ai luoghi. Si parla di contact tracing, vale a dire una registrazione accurata dei dati dei singoli partecipanti. Solo ad essi sarà garantito l’accesso. Anche le procedure d’iscrizione devono avvenire seguendo norme ben precise di distanziamento; ancor meglio è la registrazione online, per evitare assembramenti.
  • Distanziamento interpersonale e gestione degli spazi. Valutare la capienza degli spazi, indicando un numero massimo di persone; optare per una location all’aperto se il clima e la tipologia dell’evento lo consente; ad esempio, nel caso di una riunione di lavoro, andranno predisposti i posti a sedere, garantendo una distanza interpersonale di almeno 1 metro.
  • Dispositivi di protezioni obbligatori: mascherine per tutti i presenti; soluzioni igienizzanti per le mani; igienizzazione di tutti gli strumenti ed attrezzature dopo ogni utilizzo (microfoni, tastiere); uso di termo-scanner per il controllo della temperatura corporea;
  • Disinfezione e pulizia degli ambienti dopo ogni attività della giornata; sanificazione delle superfici esposte, servigi igienici e parti comuni; ricambio d’aria nei luoghi chiusi; disattivazione del funzionamento di ricircolo dell’aria negli impianti di condizionamento.

La nuova era degli eventi “ibridi” post Covid-19

Le misure anti-contagio, l’invito a non frequentare luoghi troppo affollati, l’impossibilità talvolta di spostarsi da una regione all’altra, hanno incentivato notevolmente la diffusione di nuove tecnologie digitali per organizzare un momento di aggregazione. Con l’espressione “ibrido” s’intende la fusione tra un evento tradizionale, con persone fisicamente presenti in sede, e virtuale, con partecipanti connessi virtualmente. Tale nuova soluzione permette: un numero maggiore di partecipanti; la possibilità ad utenti di tutto il mondo di partecipare abbattendo distanze e impossibilità di viaggiare. I benefici riguardano anche il minor impatto ambientale con la diminuzione delle emissioni nocive. Al contempo sono ridotti anche i costi di organizzazione legati a trasporti, hotel e ad una minore presenza di staff e personale organizzato da avere sul luogo. Le tecnologie digitali sono imprescindibili sia per l’organizzazione di eventi alternativi, sia per monitorare l’afflusso di persone che per gestire la registrazione dei dati degli individui presenti.

Hybrid Events: esempi e tutorial

Esempi di fusione del “virtuale” con il face to face sono da riscontrare nelle proposte di aziende, come nel caso dell’Hybrid meetings della catena NH, ma anche di organizzazioni.  Un esempio su tutti il  Web Marketing Festival 2021, in programma il 15, 16 e 17 luglio 2021, definito il “Festival ibrido più grande al mondo“. I partecipanti, agli oltre 100 eventi in agenda dedicati all’attualità, alla cultura, allo spettacolo, al mondo del business e al futuro, possono scegliere fra modalità online (attraverso la piattaforma interattiva ibrida.io, già impiegata per le due edizioni realizzate nel 2020 ) o in presenza (al Palacongressi di Rimini). Triennale Milano ha invece creato il Triennale Live Set, un nuovo ambiente dedicato alla produzione e alla diffusione di iniziative digital e streaming. E visto che non è sempre semplice approcciarsi all’organizzazione degli “ibridi” sono nati molti tutorial ricchi di consigli da seguire per muovere i primi passi nel realizzarlo. Non resta che imparare.

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